Privacy Policy

Hvem er vi

Vår nettadresse er: https://nortechno.com.

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Nortechno samler inn og bruker personopplysninger.

 

Nortechno, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Behandling av personopplysninger på www.Nortechno.no

Webredaktøren har det daglige ansvaret for Nortechnos behandlinger av personopplysninger på Nortechno.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Nortechnos databehandler er oss selv, vi utvikler og vedligeholder nettsiden, det er wordpress som er vår leverandør for drifting for Nortechno.no.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Nortechno og wordpress som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Nortechno og WordPress regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Nettstatistikk

Nortechno samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på Nortechno.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Vi bruker analyseverktøyet Piwik på vårt nettsted. Dette er et verktøy med åpen kildekode (GPL) og som er installert på en egen server hos driftsleverandøren. Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra Nortechno til andre aktører.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Følgende informasjonskapsler brukes på Nortechno.no:

  • Analyseverktøyet Piwik plasserer to informasjonskapsler på din maskin (disse begynner med _pk_id og _pk_ses). Dette gjøres for at vi skal kunne samle inn statistikk, og slettes etter 90 dager. Du kan lese mer om nettstatistikk over.
  • Vår publiseringsløsning (Episerver) plasserer også to informasjonskapsler på din maskin (.EPiForm_BID og .EPiForm_VisitorIdentifier) disse brukes i forbindelse med innsending av skjemaer, og slettes etter 90 dager.
  • Hvis du fyller ut skjemaet «Fant du det du lette etter?» plasseres det en informasjonskapsel på din maskin (EPiForm_). Denne kan ikke brukes til å spore meldingen tilbake til deg, og slettes etter 90 dager.
  • Hvis du sender oss en melding om behandling av personopplysninger ved å bruke elektronisk meldeskjema (melding.Nortechno.no), legges det igjen en informasjonskapsel på datamaskinen din (dt_report). Denne er nødvendig for at meldeskjemaet skal fungere, og slettes når du lukker nettleseren.
  • Innsiktsverktøyet Task Analytics setter en informasjonskapsel på din maskin (den begynner på _tmc) Den settes for å hindre at du får et spørsmål om å delta i undersøkelse flere ganger. Den slettes etter 90 dager. Om du velger å takke ja til å delta i undersøkelsen settes det en informasjonskapsel til (den begynner på _taj). Den brukes i forbindelse m selve besvarelsen, og slettes etter 90 dager.

Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)

Søk

Nortechno lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter i søkeverktøyet Find. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i en egen database, og de blir bare lagret i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene.

«Fant du det du lette etter?» – tilbakemeldingsfunksjon

Nederst i noen av artiklene på nettstedet finner du en funksjon der du kan gi tilbakemelding om du fant informasjonen du lette etter, eller ikke. Vi bruker tilbakemeldingen til å forbedre innholdet på nettstedet. Bruker du denne funksjonen, legges det igjen en FormCookie på datamaskinen din, denne kan ikke brukes til å spore meldingen tilbake til deg. Tilbakemeldingen du sender oss lagres i vår database.

Funksjonen brukes ikke til veiledning, og vi ber deg derfor om ikke å registrere spørsmål som du ønsker svar på her. Vi ber deg om å ikke registrere sensitiv informasjon, ettersom funksjonen ikke er sikret (kryptert).

Nyhetsbrev

Nortechno sender ut nyhetsbrev cirka 2-4 ganger per måned via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. Make Newsmail er databehandler for nyhetsbrevet. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv. Du kan velge å oppgi om du representerer en virksomhet, er privatperson, en journalist eller annet. Dette gjøres for at vi kun skal sende relevant informasjon.

E-post og telefon

Nortechno benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle tilsynets lovpålagte oppgaver etter personopplysningslov og forvaltningslov. Avdelingsdirektøren i avdelingen der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

Nortechnos medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Etter en periode anonymiseres eksterne numre ved at de fire siste siffer slettes. Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres. Telefonsamtaler til vår veiledningstjeneste telles i anonym form.

Besøk i Nortechnos lokaler og deltakelse på arrangement i vår regi

Personvernombudsordningen

Nortechno administrerer personvernombudsordningen i henhold til personopplysningsforskriften § 7-12 og det er kommunikasjonsdirektøren som har det daglige ansvaret. Ordningen er frivillig og har som mål om å øke personvernkompetansen i ulike virksomheter. Nortechnos behandling av personopplysninger i forbindelse med denne ordningen er samtykkebasert.

Søknader, endringer og annen journalført korrespondanse med personvernombudene registreres i Nortechnos arkivsystem. Nortechno har også en intern elektronisk oversikt med kontaktinformasjon til alle ombud. Oversikten er nødvendig for å gjennomføre den daglige driften og administrasjonen av ordningen, ikke minst utsendelse av informasjon.

En av personvernombudets oppgaver er å bistå med ivaretakelse av rettigheter for den som har opplysninger registrert hos virksomheten. Den som har behov for det, må kunne komme i kontakt med personvernombudet. Nortechno har derfor en oversikt på egne nettsider som viser hvilke virksomheter som er med i ordningen og hvem som er personvernombudet. Nortechno publiserer også ombudets kontaktopplysninger på nettsidene, med mindre ombudet ikke motsetter seg dette. Både oversikten på nettsiden og den interne listen med kontaktinformasjon oppdateres kontinuerlig. Så snart Nortechno får melding om at noen har sluttet som ombud, slettes vedkommende fra begge listene.

Prinsippene for håndtering av personopplysninger på e-post og telefon gjelder også for kommunikasjon med ombudene (se «E-post til Nortechno»).

Opplysninger om ansatte

Nortechno behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er avdelingsdirektør, administrasjon som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på tilsynets nettsider.

Alle stillingssøknader blir journalført i Nortechnos postjournal. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i ca. ett år før de makuleres. Alle andre dokumenter, bl.a. søkerlister og innstillinger bevares. Det er arkivleder som er ansvarlig for dette. Journalopplysninger slettes ikke, men er skjermet i offentlig elektronisk postjournal (dvs. personnavn/navn på søker fremkommer ikke).

Unntak:

  • Alle stillingssøknader på avdelingsdirektørnivå bevares.
  • Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem.

Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Personalmapper skal avleveres til Arkivverket. Tilgangen begrenset til tjenstlig behov.

Logging i Nortechnos fagsystemer

Nortechno har alminnelige sikkerhetslogger i sine fagsystemer, og sikkerhetsansvarlig har fått delegert ansvaret for dette. Det er de ansattes bruk av fagsystemet som blir registrert her. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.

Det rettslige grunnlaget for slike logger er kravet om logger i personopplysningsforskriftens §§ 2-8 og 2-14, samt personopplysningslovens § 8 f), for å ivareta virksomhetens sikring av andre informasjonsverdier enn personopplysninger.

Annen relevant lovgivning

I tillegg til personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for Nortechnos behandling av personopplysninger.

Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Nortechno praktiserer meroffentlighet, det vil si at tilsynet så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige. Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet i Nortechno. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.

Arkivloven gir regler om hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Nortechno er også tilsynsmyndighet etter flere andre lover. Saksbehandlingen ifølge med dette vil kunne innebære behandling av personopplysninger, tilsvarende som for personopplysningsloven. Mer informasjon finnes her.

SIS-loven (Schengen informasjonssystem versjon II) har egne bestemmelser for innsyn i opplysninger. Se vår nettside for informasjon om dette (lenke). Nortechno vil behandle klager på mulig registrering i SIS II etter disse reglene og opplysninger vil bli behandlet på samme måte som andre klagesaker ved tilsynet.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Nortechno har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Nortechnos systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Nortechno ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerteskal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon

E-post: egil.utheim@nortechno.com

Telefon: +47 412 64 645

Postadresse: Nedre Eikervei 49B, 3045 Drammen